Ofte stilte spørsmål - Utlysning av humanitære midler til norske organisasjoner under Nansen-programmet for Ukraina

Her publiseres løpende svar på spørsmål som kommer inn til

Norad-Nansen.programmet.for.Ukraina@norad.no – vennligst merk spørsmålet «HUM-Ukraina» i emnefeltet.

Alle som planlegger å søke oppfordres til å sjekke denne siden jevnlig frem mot søknadsfristen. Mulighet til å stille spørsmål lukkes 10 september.  

Svarene publiseres på det språket spørsmålet er stilt/Questions are answered in the language they were posed.

Hva er total budsjettramme for utlysningen?

Nansen-programmets innebygde fleksibilitet knyttet til løpende vurdering av vekting av militær og sivile behov og organisatoriske innretning med egen budsjettlinje, skiller Ukraina-innsatsen fra annen humanitær innsats.

Budsjettramme for 2025 vil bli endelig fastsatt etter endt budsjettprosesser Regjeringen og Stortinget.   Foreløpig anbefales organisasjoner som planlegger å søke, å ta utgangspunkt i dagens nivå på sin respons.

Hva betyr det at avtaleperioden er for tre år men tilskudd bare gis for ett år av gangen?

For å opprettholde fleksibiliteten i programmet fastsettes tilskuddsbeløpet for ett år av gangen.

For å allikevel sikre mest mulig forutsigbarhet inngås det, for organisasjoner som innvilges støtte, en flerårig avtale på tre år. Avtalen vil legge tematiske og geografiske rammer for hele perioden.

Det er en klar intensjon om videre støtte i 2026 og 2027, men dette vil være basert på de humanitære behovene, prioriteringer, målsetninger for Nansen-programmet, samt Stortingets bevilgninger og påfølgende budsjett-tildeling fra UD. Søkere som innvilges treårig-avtale og tilskudd for 2025, vil derfor ikke være garantert tilskudd for 2026 og 2027. 

Ordningen tilsvarer de vilkår som FN-partnerne har (flerårige avtaler med evt årlige bevilgninger basert på behov (appeller) og tilgjengelig budsjett). 

Hvordan vil tilskuddsbeløp for 2026 og 2027 fastsettes?

Tilskudd for de påfølgende avtaleårene 2026 og 2027, vil bli gitt på basis av innsending av årlige arbeidsplaner og budsjett samt oppdaterte måltall ift. resultatrammeverket. 

Kan man søke om bidrag inn til større programmer/landprogrammer med flere givere?

Ja. Man kan søke om tilskudd/bidrag til et helhetlig landprogram på et høyere beløp enn det man søker Norge om.

Er det begrensninger i hvilke land man kan søke om?

Hovedinnsatsen til norske partnere skal være i Ukraina, men det åpnes for fortsatt noe humanitær støtte til partnere med veletablert flyktningrespons i nabolandene Moldova og Polen. 

Hva betyr det at man må kunne vise til kapasitet på minst 25 mill årlig?

Søkere må i sin søknad enten vise til tidligere erfaring med å forvalte prosjektmidler på minimum 25 mill kroner i årlig omsetning i sin Ukraina-respons, eller kunne vise til planer om hvordan søkers organisasjon vil kunne klare å skalere opp og forvalte på en kontrollert og bærekraftig måte prosjektmidler på minst 25 mill kroner årlig.

Hva betyr det at man må ha en etablert respons?

Antall humanitære partnere i Ukraina og naboland er stort. Fremfor å bidra til at flere nye aktører etablerer seg, er målet å bygge på de som allerede er etablert og kan vise til erfaring og resultater.  

Etablert respons kan være finansiert av egne midler, andre givere, eller tidligere støtte fra UD/Norad.

Hvordan skal søknaden utformes?

Det kommer en egen veiledning til søknadsskjemaet. I korte trekk vil søknaden legge opp til at det presenteres en treårig ramme og overordnet resultatrammeverk, men med ettårige årligplan budsjett og måltall.

Hvordan skal budsjett utformes?

Budsjettmalen som er tilgjengelig i tilskuddsportalen må brukes og format skal ikke endres av søker. Se detaljert veiledning i tilskuddsportalen. Det skal kun budsjetteres for kalenderåret 2025, slik malen også legger opp til. Utover 2025 vil budsjetter sendes inn årlig for avtalepartnere.  

Kan man søke sammen i konsortium?

Ja, men en organisasjon må være hovedansvarlig, det bør fremkomme av søknaden hva som er ansvars og arbeidsdeling mellom medlemmene i konsortiet. Alle medlemmer må bidrar med en klar merverdi. Merk at vi i utgangspunktet behandler kun en søknad per organisasjon.

Question: Our agency has one local partner who is going to be a sub-grantee of the Nansen application of another Norwegian NGO. Are there any limitations on sub-granting to local partners who are receiving support from multiple INGOs using Nansen funding?

Answer: Generally, Norad seeks to limit the number of funding streams to the same local partner. However, in some situations, only limited numbers of specialized local partners are available. In these cases, we will need to do an individual assessment.

Plusspartnere

Spørsmål: For plusspartnere henvises til at dokumentasjon som tidligere er innsendt ikke må sendes inn igjen, men vil det også være andre deler av søknaden som ikke vil gjelde for plusspartnere?

Svar: For organisasjonsskjemaet kan plusspartner velge å ikke svare på følgende spørsmål, i henhold til informasjon i forbindelse med tidligere utlysninger:

• I del 1 av søknaden (organisasjon), behøver ikke plusspartnere å sende inn informasjon om systemer (alle spørsmål som begynner med Brief description of) på nytt med mindre det foreligger ny/revidert/oppdatert informasjon. Vær vennlig å påse at opplastede dokumenter er siste oppdaterte versjoner før søknaden leveres.
• Når det gjelder spørsmålene knyttet til informasjon om budsjettet, må plusspartnere svare på spørsmål 1 om lønnsnivåer, resten av spørsmålene om budsjett behøver plusspartnere ikke å svare på.
• Plusspartnere kan benytte den fleksible budsjettlinjen opp til 20% i budsjettmalen.

 

Utforming av søknad

Spørsmål: Hvordan skal søknaden utformes?

Svar: Det foreligger en egen veiledning til søknadsskjemaet – denne finner du her. I korte trekk vil søknaden legge opp til at det presenteres en treårig ramme og overordnet resultatrammeverk, men med ettårige årligplan budsjett og måltall.

Spørsmål: Hvordan skal budsjett utformes?

Svar: Budsjettmalen som er tilgjengelig i tilskuddsportalen må brukes og format skal ikke endres av søker. Se detaljert veiledning her. Det skal kun budsjetteres for kalenderåret 2025, slik malen også legger opp til. Utover 2025 vil budsjetter sendes inn årlig for avtalepartnere.  

Question: The Call for Proposals says that "detailed implementation plans for activities and outputs should not be attached" but the application guidance says that an implementation plan should be developed. "The implementation plan should reflect the year 1 (2025) activities including target numbers and link up to the results framework for the entire period of the agreement (2025-2027). Which statement above is correct and how does the implementation plan fit with the Programme Based Approach? If a detailed implementation plan is needed, what should be the hierarchy of levels in the implementation plan?   

Answer: Since the funding level per year will be decided annually, we do not request a detailed implementation plan with target numbers for the whole agreement period at the time of applying. However, the results framework should be applicable to the full period of the agreement, i.e. 2025-2027 but should not include target numbers. Target numbers should instead be included in the annual implementation plan for Year 1 (and later year 2 and 3).

Question: If a programme-based approach is used, target numbers for the programme can be indicated, as long as these are aligned with the specifications of the call. The annual reporting should hence allow for reporting towards agreed upon targets. The implementation plan should reflect the Year 1 (2025) activities including target numbers and link up to the results framework for the entire period of the agreement (2025-2027). However, the activities do not need to be reflected in detail and should work to illustrate the main groups of activities in the project/programme.

Answer: When the application guidance says that the "implementation plan should reflect the year 1 activities including target numbers". What is the definition of activities here? For Programme Based approach proposals can we only have targets for each outcome that cover the whole programme (including other funding sources). Could these be total project participants per 3-5 outcome categories (the top lines in the budget summary)? 

For a programme approach target numbers including other funding sources can be included. Target numbers should be provided at the most detailed level possible considering the programme approach. Activities are here understood the main activities which will be carried out to achieve the programme outcomes.

Question: The Call for Proposals says that "the application must present measures and budget at the programme/outcome level" but the application guidance talks about presenting "outcomes and outputs". Is it possible to only present measures to programme/ outcome level if we are using Programme Based Approach? It is hard to see how flexibility can work with the PBA if we need to describe to output level. 

Answer: For the budget, the template should be used in the submission in accordance with the guidance provided. The template includes the outcome level.

Question: For Programme Based Approach proposals should we include the names of all partners who the programme is supporting, including with other funding streams? If we have new partners during the first year of the programme can we use Nansen funds to support them, if they are not in the proposal? 

Answer: Please list all known partners that will be funded through this call for proposals for our information. Should new partners be added during the year, please inform Norad of such changes prior to implementation.

Spørsmål: Hvordan skal budsjett utformes?

Svar: Budsjettmalen som er tilgjengelig i tilskuddsportalen må brukes og format skal ikke endres av søker. Se detaljert veiledning i https://www.norad.no/globalassets/filer-2024/ukraina/application-guidance-for-call-for-proposals---nansen.pdf. Det skal kun budsjetteres for kalenderåret 2025, slik malen også legger opp til. Utover 2025 vil budsjetter sendes inn årlig for avtalepartnere. 

Question: The Call for Proposals says that "detailed implementation plans for activities and outputs should not be attached" but the application guidance says that an implementation plan should be developed. "The implementation plan should reflect the year 1 (2025) activities including target numbers and link up to the results framework for the entire period of the agreement (2025-2027). Which statement above is correct and how does the implementation plan fit with the Programme Based Approach? If a detailed implementation plan is needed, what should be the hierarchy of levels in the implementation plan?  

Answer: Since the funding level per year will be decided annually, we do not request a detailed implementation plan with target numbers for the whole agreement period at the time of applying. However, the results framework should be applicable to the full period of the agreement, i.e. 2025-2027 but should not include target numbers. Target numbers should instead be included in the annual implementation plan for Year 1 (and later year 2 and 3).

Spørsmål: Guidance for Call for Proposals, i seksjon for budsjettmalen sies følgende om tabellen "Income/financing plan direct project costs": "The row for grant funding from Norad should match the direct costs total of row 8". Samtidig gir budsjett-templaten en forklaring på rad 36 som sier at "Total income/financing plan direct program costs: Should be equal to "total direct program costs" in row 8, 17 and 28". Det kan virke som at disse to forklaringene motstrider hverandre. Henviser en av forklaringene feil?

Svar: Du har helt rett; her er det motstridende opplysninger. Budsjettmal er korrekt og rad 36 skal matche alle kostnader for prosjektet, inklusive de fra andre kilder enn Norad. Mao, dersom det legges til grunn et budsjett med andre inntektskilder enn bare Norad så skal totale direkte kostnader (i rad 8, 17 og 28) reflektere hele kostnadsbildet for prosjektet. Det er dermed en feil i Guidance for Call for Proposals dokumentet som nå er oppdatert med følgende setning: The row for grant funding from Norad should match the direct costs total of row 8, unless there are other sources of funding. If so, the direct cost total will be higher than applied what from Norad. 

Application guidance call dok er også oppdatert på HUM området.

Spørsmål: I budsjettmalens ark kalt «Breakdown» for direkte kostnader for den implementerende organisasjonen i år 1 kom følgende spørsmål: Holder det å fylle inn kostnader i de seks predefinerte kategoriene eller forventes det mer detaljert breakdown enn disse?

Svar: Det er opp til søker, men i utgangspunktet er det helt fint å kun fylle inn kostnader i de oppgitte kategoriene. Vi forventer ikke ytterlig breakdown enn det nivået som er definert av budsjettmalen.