Gjennomføring av evalueringer

Evalueringsavdelingen ser først og fremst på overordnede spørsmål og problemstillinger i den norske bistandsforvaltningen, og skiller seg fra de såkalt desentraliserte evalueringene som vurderer enkelttiltak og som gjennomføres av de som er ansvarlige for prosjektene. Prosessbeskrivelsen nedenfor gjelder kun for evalueringene som gjøres i regi av Evalueringsavdelingen (de sentraliserte evalueringene).

Når Evalueringsavdelingen bestemmer hva som skal evalueres, skjer det på bakgrunn av kriteriene risiko, egenart og vesentlighet som er fastsatt av Finansdepartementet i Reglement for økonomistyring i staten.

 

Utenriksdepartementet og Klima- og Miljødepartementet kan også bestemme at det skal gjennomføres evalueringer. Det er likevel Evalueringsavdelingen som bestemmer hva evalueringen skal besvare og hvordan den skal gjennomføres.

Et evalueringsprogram oppdateres årlig og viser hvilke evalueringer som er planlagt de neste årene.

Når avdelingen initierer evalueringer, foregår prosessen vanligvis slik:

• Før en evaluering påbegynnes, gjør Evalueringsavdelingen seg kjent med den bistanden som skal evalueres, og konsulterer utvalgte eksperter og interessenter. På den bakgrunn utformes et oppdrag i form av et evalueringsmandat (Terms of Reference).
• Evalueringsoppdraget legges vanligvis ut på internasjonalt anbud via Doffin.no (med kopi på Tender European Daily og EU-Supply). I de fleste tilfeller er det internasjonale eksperter som får oppdraget, ofte i samarbeid med norske forskere eller konsulenter.
• Evalueringsavdelingen velger ut det beste tilbudet, og ekspertene gjennomfører evalueringene etter strenge krav til kvalitet og metode. Tidlig i prosessen leverer de detaljert metodebeskrivelse (Inception report), som godkjennes av Evalueringsavdelingen.
  Etter dette tar Evalueringsavdelingen en begrenset rolle for å gi ekspertene frihet til å løse oppgaven på den måten de mener er best. Interessentene holdes som regel informert om evalueringen gjennom deltakelse i en referansegruppe eller på annen måte.

• Evalueringsavdelingen mottar utkast til rapport og vurderer om kvaliteten er god nok. Som et minstekrav skal det være full åpenhet om hvordan man har kommet fram til resultatene, altså hva slags evidensgrunnlag man bygger på, og det skal være en logisk og etterprøvbar sammenheng mellom datagrunnlag, metoder, funn, konklusjoner og anbefalinger.
• Utkastet til rapport deles med de som har vært involvert i tiltakene som evalueres og eventuelt andre viktige interessenter. De inviteres til å kommentere på utkastet. Evalueringsavdelingen gir sine egne kommentarer med krav om forbedring av svake punkter eller uklarheter. Deretter ferdigstilles rapporten. Dersom interessentene er uenig med evalueringen, har de mulighet til å kreve at deres egne synspunkter reflekteres i sluttrapporten i form av fotnoter eller vedlegg.
• På bakgrunn av evalueringen utarbeider Evalueringsavdelingen et oversendelsesnotat med vurdering av rapporten og anbefalinger om hva som bør følges opp i norsk utviklingspolitikk. Notatet sendes sammen med evalueringsrapporten til departementsråden i Utenriksdepartementet eller Klima- og miljødepartementet (avhengig av hvem som har ansvar for den bistanden som er evaluert).
• På grunnlag av notatet, vurderer ansvarlig departement om det er behov for beslutninger og/eller oppfølgingsplaner, inkludert publisering av disse.
• Evalueringsavdelingens oversendelsesnotat, samt oppfølgingsplaner fra departementene der slike er besluttet, publiseres sammen med evalueringsrapporten på norad.no/evaluering.
• Funn fra evalueringen kommuniseres til allmennheten og involverte parter på hensiktsmessig måte, for eksempel gjennom seminar, nyhetsmeldinger og kronikker.
• Evalueringsavdelingen utarbeider en årsrapport som sammenfatter resultatene av årets evalueringer og redegjør for den samlede ressursbruken.

Avdeling for evaluering forsøker å bidra til at evalueringsprosessene er være deltakende og inklusive, for å fremme størst mulig læring. Dette må balanseres mot kravet om uavhengighet.